Как проверять бизнес-процессы? Пошаговый алгоритм подготовки и проведения внутреннего аудита

Какие бы идеальные бизнес-процессы не создали, опыт показывает, что без системы контроля процессное управление плохо справляется со своими обязанностями.

Возьмите любую теорию или систему управления, от цикла Деминга до бережливого производства, и вы обязательно столкнетесь с требованием о контролировании всех процессов.

Так уж мы устроены. Что не контролируется – то не работает.

Эта статья посвящена вопросу выстраивания системы внутреннего контроля бизнес-процессов. Мы поговорим о планировании аудитов, компетенциях и обязанностях внутренних аудиторов, документации, порядке и правилах проведения проверок.  

Содержание:

Этап 1. Подготовка и планирование внутренних аудитов.
            Шаг 1. Определение частоты проверок.
            Шаг 2. Выбор внутренних аудиторов.
            Шаг 3. Годовое планирование.
            Шаг 4. Планирование конкретного аудита.
Этап 2. Процесс подготовки аудиторов.
            Шаг 1. Изучение бизнес-процесса
            Шаг 2. Изучение документации.
            Шаг 3. Выборка проверяемых объектов.
            Шаг 4. Подготовка контрольного вопросника.
            Шаг 5. Личная схема проведения аудита.
Этап 3. Проведение внутреннего аудита.
            Шаг 1. Вводное собрание.
            Шаг 2. Аудит на месте.
            Шаг 3. Заключительное совещание.
Этап 4. Подведение итогов и отчетность по результатам аудита.


Читайте также — Пример оформления регламента бизнес-процесса.


Этап 1. Подготовка и планирование внутренних аудитов.

Каждый конкретный аудит проводится по специальному плану. Это облегчает работу аудиторов и позволяет подготовиться структурным подразделениям.

Шаг 1. Определение частоты проверок.

Обязательные требования систем менеджмента и стандартов серии ISO, устанавливают правило проведения внутреннего аудита не реже одного раза в год.

Но достаточно ли этого в действительности?

Каждая компания, которая внедряет процессное управление, в первый и второй год работы по новым правилам естественно допускает множество ошибок. Персонал всегда с трудом идет на новшества. Изменение системы управления похоже на старое ржавое водяное колесо. Которое сначала очень трудно сдвинуть с места, но которое затем будет крутиться с нужной скоростью самостоятельно.


Читайте также – Что такое бизнес-процессы на самом деле.


Чтобы колесо сдвинулось с мертвой точки – тоже нужны внутренние аудиты. Считайте это дополнительным толчком. Теперь вопрос – если колесо толкать один раз в год, когда оно закрутится? Правильный ответ – никогда!

Значит ли это, что внутренние аудиты нужно проводить как можно чаще?

Тоже нет. Ведь аудит требует выделения ресурсов, и не только временных. Аудиты не должны стать тяжким финансовым бременем для компании. Плюс второй фактор. Если постоянно дергать людей проверками, то внутрикорпоративные конфликты и напряженную ситуацию в коллективе не избежать. В общем – без фанатизма!

Предлагаем проводить внутренний аудит бизнес-процессов не реже одного раза в квартал.

Данная система позволяет за пару лет выявить и устранить несоответствия, подправить документы и приучить персонал работать по регламентам.

 Шаг 2. Выбор внутренних аудиторов.

Основной вопрос, с которым сталкиваются организации – кто будет внутренним аудитором?

Аудитором может стать сотрудник компании, соответствующий нескольким обязательным и дополнительным требованиям.

Обязательные требования для внутреннего аудитора:

  1. Опыт работы в организации. Аудитор должен проработать в организации не менее одного года. А желательно больше.
  2. Опыт работы по направлению. Сотрудник должен иметь реальный опыт работы в тех направлениях, которые он будет проверять. Желательно не менее 3-х лет.
  3. Аудитор должен быть обученметодам проведения внутренних аудитов. Это как минимум специальный тренинг по подготовке внутренних аудиторов.
  4. Аудитора уважаютвнутри коллектива. Иначе проверки приведут к внутрикорпоративным конфликтам.
  5. Аудитор должен иметь характер. Ему придется выявлять нарушения, а это мало кому нравится, поэтому аудитор не должен поддаваться ничьим «уговорам», угрозам и т.п.
Аудитор бизнес-процесса | Profmetods
Требования к внутреннему аудитору

Некоторые дополнительные требования к аудиторам:

  1. Уровень образования. Рекомендуется выбирать людей с высшим профильным образованием.
  2. Руководящая должность. Лучше если аудиторы занимают хоть какую-то руководящую должность.

В остальном, каждая организация вольна дополнять данный список так, как сочтет нужным.  Но не рекомендуем назначать аудиторами тех, кто не соответствуют пяти обязательным требованиям.

Шаг 3. Годовое планирование.

Если проводите один аудит в год, то необходимости заниматься годовым планированием нет. Просто определите месяц проверки и все. При ежеквартальной системе проверок, необходимо заранее определиться с временем проведения аудитов. Для этого утверждается годовая программа проведения аудитов.

Годовая программа – это стандартная календарная форма, которая разрабатывается и утверждается в ноябре или декабре каждого года.

Программа внутренних аудитов | Profmetods
Пример годовой программы аудитов

При планировании внутренних аудитов рекомендуется исключать декабрь и январь месяцы, а также те месяцы, в которые происходит наибольшая загрузка организации. Лучшее время для проведения проверок – это те периоды, когда персонал работает в нормальном, стандартном режиме.

Необходимо учитывать такие факторы, как сезонность и загруженность каждого участка, размер подразделения и количество работающих в нем сотрудников.

Шаг 4. Планирование конкретного аудита.

В начале каждого месяца, в котором запланирован внутренний аудит, начинается процесс подробного планирования.

Что необходимо сделать на данном шаге?

  1. Запланировать дату, которую лучше согласовать с руководителем подразделения и владельцами проверяемых процессов.

Дата должна быть утверждена не позднее чем за 10 дней до планируемой даты проведения аудита.

Аудит проводите тогда, когда это удобно подразделению, а не аудитору..

  1. Разработать план аудита. Одна из типовых форм плана аудита приведена на рисунке ниже.
План аудита | ProfMetods
Пример плана внутреннего аудита бизнес-процессов

План аудита подразумевает решение следующих вопросов:

  1. Утверждение аудиторов, которые будут проводить аудит.
  2. Распределение времени аудита, или так называемый почасовик.
  3. Планирование ресурсов. В качестве ресурсов выступают помещения для аудиторов, транспорт для перемещения (при нахождении подразделений отдаленно друг от друга), выделение каких-то специальных инструментов (фото или видеокамера и т.п.) и т.п.

План аудита утверждается у высшего руководителя организации и в обязательном порядке рассылается руководителям подразделений, в которых будет проходить аудит, владельцам проверяемых бизнес-процессов, всем аудиторам и другим заинтересованным лицам.

Желательно закончить процесс ознакомления не позднее чем за пять дней до планируемой даты проведения аудита.

Этап 2. Процесс подготовки аудиторов.

Разберем пошаговый алгоритм подготовки к аудиту.

Шаг 1. Изучение бизнес-процесса.

В самом начале нужно разобраться в том, что именно предстоит проверить.

На этом шаге аудитор знакомится со следующими элементами будущей проверки:

  1. Участок или подразделение, которые подлежат аудиту.
  2. Чем именно занимается участок.
  3. С чего начинается бизнес-процесс.
  4. Последовательность действий внутри бизнес-процесса.
  5. Входы и выходы.
  6. Чем заканчивается процесс и какие результаты получаются в итоге.
  7. Матрица ответственности бизнес-процесса и определение кто за что отвечает.

Шаг 2. Изучение документов.

Теперь необходимо изучить все документы, которые описывают проверяемый бизнес-процесс. Обычно к этим документам относят:

  1. Регламент бизнес-процесса.
  2. Инструкции: технологические, рабочие и т.п..
  3. Положение об отделе.
  4. Должностные инструкции участников процесса.
  5. Маршрутные и Технические карты.

Это лишь краткий список, необходимо собрать и изучать весь пакет документации, относящийся к проверяемым бизнес-процессам.

Необходимо внимательно ознакомиться с каждым документом, чтобы иметь общее представление обо всех требованиях, предъявляемых к бизнес-процессу или участку.

Шаг 3. Выборка проверяемых объектов.

Если проверяемый бизнес-процесс содержит большое количество операций, или эти операции выполняются в разное время, необходимо заранее выбрать конкретные операции, которые будут проверяться.

Рекомендуем придерживаться следующих правил:

  1. Участники бизнес-процесса — не менее 50% всех участников опрашиваются во время аудита.
  2. Операции – не менее 30% всех операций проверяются за время наблюдения за бизнес-процессом.
  3. Записи – не менее 80% всех журналов, реестров и других форм записей должны быть проверены во время аудита.
Правила выборки | ProfMetods
Правила выборки

Шаг 4. Подготовка контрольного вопросника.

Контрольный вопросник – это просто лист бумаги, поделенный на две части. Слева записываются вопросы, которые нужно задавать при аудите. Справа в дальнейшем будут записаны ответы и наблюдения.

Контрольный вопросник | ProfMetods
Пример контрольного вопросника

Таким образом, аудитор заранее планирует ход своей проверки, свои разговоры с проверяемыми, отмечает элементы, которые необходимо проверить и т.п.

Лучше всего записать не менее 15 вопросов, следующей тематики:

  1. Знание сотрудниками своих операций в бизнес-процессе и основных положений всего процесса.
  2. Уточнение ключевых моментов при реализации бизнес-процесса.
  3. Описание порядка действии или совершения конкретных операций.
  4. Выяснение последовательности действий в процессе.

На каждого сотрудника, который включен в выбору, готовится отдельный контрольный опросник.

Шаг 4. Личная схема проведения аудита.

На последнем шаге подготовки, аудитор готовит личную схему проведения аудита. То есть последовательный перечень своих собственных действий.

Рекомендуется предусмотреть следующие элементы:

  1. Этапы проведения проверки.
  2. Последовательность наблюдения за операциями бизнес-процессов.
  3. Очередность проведения опросов участников процессов.
  4. Очередность проверки записей.

Этап 3. Проведение внутреннего аудита.

Очень часто его еще называют – аудит на месте.

Есть несколько форматов проведения внутренних аудитов. Один из самых сложных – это формат, взятый из практики внедрения систем менеджмента качества. Если не планируется сертификация стандартов ISO, то предлагаем ограничиться более простой версией, которую мы опишем ниже.

Шаг 1. Вводное собрание.

Утром, в день проведения аудита, собираются все аудиторы, руководители подразделений и владельцы проверяемых бизнес-процессов.

На вводном собрании еще раз разъясняются краткие правила проведения аудита и обсуждается регламент: время проведения проверок, время обеда и другие необходимые организационные вопросы.

После проведения собрания, аудиторы отправляются на рабочие места для проверки.

Шаг 2. Аудит на месте.

Аудитор действует в рамках своей личной схемы и подготовленных контрольных вопросников. Действовать следует по обстоятельствам, но рекомендуем придерживаться следующей типовой последовательности:

  1. Наблюдение за операциями процесса.
  2. Проверка поточности.
  3. Проверка записей.
  4. Опрос участников.
  5. Опрос владельца бизнес-процесса.

Все результаты, варианты полученных ответов, выявленные несоответствия должны фиксироваться в контрольных вопросниках.

Если выявленное несоответствие можно исправить сразу или в течение рабочего дня, аудитор договаривается об этом с владельцем бизнес-процесса.

Шаг 3. Заключительное совещание.

В конце аудита, вновь собираются аудиторы с руководителями подразделений и владельцами бизнес-процессов.

На совещании аудиторы презентуют краткие выводы по итогам проверки и объявляют о выявленных несоответствиях.

Руководители высказывают свое мнение и отвечают на дополнительные вопросы аудиторов. Если были договоренности об исправлении несоответствий в течение аудита, то владельцы бизнес-процессов предоставляют соответствующие доказательства устранения.

На этом аудит считается завершенным.

Этап 4. Подведение итогов и отчетность по результатам аудита.

Завершающим этапом является документирование результатов аудита и их доведение до всех заинтересованных лиц.

В течение одного-двух последующих дней, аудитор заполняет типовую форму отчета по результатам аудита, который содержит сведения обо всех выявленных несоответствиях и основные выводы по итогам наблюдений аудитора за процессом.

Отчет отправляется руководителю организации и после подписи, подтверждающую факт ознакомления с ним, отчет рассылается всем заинтересованным лицам.

Далее владельцы бизнес-процессов в оперативном порядке устраняют все выявленные несоответствия и предоставляют аудиторам соответствующие доказательства.

Аудитор контролирует устранение несоответствий. И только аудитор подтверждает, что несоответствие было исключено.