Роли в бизнес-процессах

Еще до того, как бизнес-процесс превратится в регламент, определитесь с ключевыми сотрудниками, которые будут ответственны за управление процессом и реализацию установленных операций.

Ответственность – вот ключевое слово, которое определяет роль в рамках процессного управления. Именно от зоны принимаемой ответственности, устанавливается конкретная роль сотрудника.

 В классическом управлении бизнес-процессами, выделяют следующие роли:

1. Владелец бизнес-процесса.

2. Участник бизнес-процесса.

3. Куратор бизнес-процесса.

4. Поставщик бизнес-процесса.

5. Потребитель бизнес-процесса.

 Разберем по очереди каждую роль.

 Владелец бизнес-процесса.

Сотрудник, который отвечает за реализацию бизнес-процесса. Ему предоставляется пакет полномочий и именно он принимает окончательные решения.

Часто его называют еще руководителем бизнес-процесса, но это название не совсем верное. Он именно владелец, лучше даже сказать собственник бизнес-процесса, со всеми последствиями и преимуществами.

Владелец бизнес-процесса может не быть его участником и может не выполнять ни одной  операции внутри процесса. Редко, но такое бывает.

Владелец бизнес-процесса, несет ответственность за:

  • Исполнение бизнес-процесса и соблюдение поточности операций;
  • Отслеживание KPI бизнес-процесса;
  • Контроль за получением необходимых ресурсов;
  • Анализ исполнения бизнес-процесса и инициацию его улучшений;
  • Решение конфликтных ситуаций между участниками бизнес-процесса;
  • Коммуникации между участниками бизнес-процесса и другим персоналом компании.

Конечно, это не весь список, а лишь основные задачи, которые владелец бизнес-процесса решает в ежедневном режиме

Один сотрудник может быть владельцем нескольких бизнес-процессов. Но в одном бизнес-процессе может быть только один владелец.

Участник бизнес-процесса.

Это сотрудник, выполняющий хотя бы одну операцию в бизнес-процессе. Этой операцией и ограничивается его зона ответственности.

Поэтому главная задача участника бизнес-процесса, это выполнить свою операцию в нужное время и с нужным качеством, чтобы не сорвать последовательность действий. 

Участников бизнес-процесса может быть любое количество. Минимальное количество участников – один человек.

Куратор бизнес-процесса.

Куратор – это сотрудник, который периодически контролирует бизнес-процессы. Он не является владельцем. Его зона ответственности – обеспечивать контроль и исполнение группы взаимосвязанных бизнес-процессов.

Эта роль не обязательна, и в маленьких организациях не используется. Так как для небольших компаний, у которых не много бизнес-процессов роль избыточна.

Поставщик бизнес-процесса.

Это тот, кто предоставляет необходимые для запуска бизнес-процесса ресурсы. Поставщиков в бизнес-процессе бывает несколько, но должно быть не менее одного. Зона ответственности поставщика – в нужное время и в полном объеме обеспечить участников бизнес-процесса всем необходимым. 

Потребитель бизнес-процесса.

Получатель результатов бизнес-процесса. Тот, кто получает, оценивает и принимает.

Порядок назначения

Поставщиками и потребителями чаще всего являются владельцы других бизнес-процессов, которые соответственно либо предоставляют ресурсы, либо получают их.

Поэтому основная проблема возникает с вопросом, кого назначить владельцем бизнес-процесса.

Рекомендуем ответить на ряд вопросов, которые и помогут определиться с выбором:

1. Кто несет ответственность за последовательность выполнения операций? Кто сможет принять решение об изменении поточности без дополнительных согласований?

2. Кто оценивает результаты бизнес-процесса? Определяет и/или устанавливает KPI и их значения?

3. Кто будет иметь доступ к любой информации внутри бизнес-процесса? Ну или может без труда эту информацию получить, оценить и использовать?

Если есть человек (должность) который является ответом на каждый из вопросов, то он без сомнения его владелец. Если на каждый вопрос находятся разные сотрудники, то это повод задуматься о распределении полномочий. В любом случае просто принимайте решение и назначайте одного из сотрудников владельцем бизнес-процесса. 

>